Ratgeber · Stand Oktober 2026: Schulungspflicht für KI nach dem EU AI Act.
Seit Februar 2025 müssen Unternehmen, die KI einsetzen, die KI-Kompetenz ihrer Leute fördern. Hier steht, was das konkret heißt, was nicht nötig ist und wie ihr es in sechs Schritten erledigt.
In Kürze
Das Wichtigste in fünf Punkten.
- Die Pflicht gilt seit dem 2. Februar 2025. Sie steht in Art. 4 der KI-Verordnung der EU (EU AI Act) und betrifft jedes Unternehmen, das KI beruflich einsetzt, auch wenn es „nur“ ChatGPT, Copilot oder ein KI-Übersetzungstool ist.
- Verlangt wird, die KI-Kompetenz zu fördern. Unternehmen müssen Maßnahmen ergreifen, damit ihre Beschäftigten und alle, die in ihrem Auftrag mit KI arbeiten, die Systeme sachkundig nutzen und Chancen und Risiken kennen.
- Im Juli 2026 wurde Art. 4 neu gefasst. Die Pflicht bleibt, ein bestimmtes Kompetenzniveau muss aber niemand garantieren. Entscheidend ist, dass ihr passende Maßnahmen ergreift.
- Ein Zertifikat ist nicht vorgeschrieben. Die EU-Kommission empfiehlt aber, Schulungen und Maßnahmen intern zu dokumentieren.
- Seit dem 2. August 2026 überwachen nationale Behörden die Pflicht. In Deutschland ist dafür die Bundesnetzagentur vorgesehen.
Zeitstrahl
Seit wann was gilt.
Die Pflicht ist nicht neu,
aber seit Sommer 2026 schauen Behörden hin.
Datum 1: 2. Februar 2025
Art. 4 der KI-Verordnung gilt: Anbieter und Betreiber von KI-Systemen müssen für KI-Kompetenz ihrer Leute sorgen.
Ergebnis
Die Pflicht gilt für alle, die KI beruflich einsetzen.
Datum 2: 27. Juli 2026 (in Kraft)
Die Verordnung (EU) 2026/1744 („Digital Omnibus“) fasst Art. 4 neu: Unternehmen fördern die KI-Kompetenz, ein bestimmtes Niveau müssen sie nicht garantieren.
Ergebnis
Die Pflicht bleibt, sie ist klarer gefasst.
Datum 3: 2. August 2026
Die nationalen Marktüberwachungsbehörden beginnen mit der Aufsicht, in Deutschland ist das die Bundesnetzagentur.
Ergebnis
Behörden können nachfragen und Maßnahmen anordnen.
Eine Schulung, die hängen bleibt, erfüllt die Pflicht nebenbei.
Was gilt
Was Art. 4 genau verlangt.
Wer ist betroffen? Anbieter, die KI-Systeme entwickeln, und Betreiber, die sie in eigener Verantwortung beruflich nutzen. Betreiber ist damit fast jedes Unternehmen: Sobald eure Leute KI-Tools für die Arbeit verwenden, gilt die Pflicht. Auf die Größe kommt es nicht an.
Wer muss geschult werden? Alle, die in eurem Auftrag mit KI-Systemen arbeiten: Beschäftigte, aber auch Dienstleister, Freelancer oder Leiharbeitskräfte, die eure KI-Tools nutzen.
Was heißt KI-Kompetenz? Die Fähigkeiten, Kenntnisse und das Verständnis, um KI-Systeme sachkundig einzusetzen und sich der Chancen, Risiken und möglichen Schäden bewusst zu sein (Art. 3 Nr. 56 KI-Verordnung). Für ein Vertriebsteam, das Texte mit ChatGPT schreibt, heißt das zum Beispiel: wissen, dass die KI Fakten erfinden kann, welche Daten nicht in das Tool gehören und wer das Ergebnis prüft.
Wie tief muss die Schulung gehen? Das hängt vom Einzelfall ab. Zu berücksichtigen sind Vorkenntnisse, Erfahrung, Ausbildung und wofür und bei wem die KI eingesetzt wird. Wer KI in der Personalauswahl oder bei Kundendaten nutzt, braucht mehr als jemand, der sich E-Mails glätten lässt.
Häufige Irrtümer
Drei Dinge, die nicht stimmen.
Rund um die Schulungspflicht kursieren viele Behauptungen. Diese drei hören wir am häufigsten.
„Wir brauchen ein Zertifikat.“
Die KI-Verordnung schreibt weder ein Zertifikat noch eine Prüfung vor. Sinnvoll ist, intern festzuhalten, wer wann woran teilgenommen hat. Ein Teilnahmezertifikat erhaltet ihr von uns natürlich trotzdem.
„Es drohen Millionen-Bußgelder.“
Die hohen Bußgelder der Verordnung gelten für andere Verstöße, Art. 4 steht nicht in diesem Katalog. Behörden können aber Maßnahmen anordnen, und bei einem Schaden zählt, ob ihr eure Leute befähigt habt.
„Das betrifft nur die IT.“
Die Pflicht gilt für alle, die KI nutzen: Vertrieb, Marketing, Personal, Einkauf. Gerade dort wird ChatGPT im Alltag am häufigsten eingesetzt.
Wer KI versteht, nutzt sie sicher. Und besser.
Checkliste
In sechs Schritten zur erfüllten Pflicht.
So gehen wir mit Unternehmen vor. Die Schritte orientieren sich an den Empfehlungen der EU-Kommission.
Bestandsaufnahme: Welche KI-Tools nutzt ihr heute, offiziell und inoffiziell, und wer nutzt sie wofür?
Rollen und Risiken: Wo entwickelt oder nutzt ihr KI, mit welchen Daten, und wo kann etwas schiefgehen?
Regeln: Eine KI-Richtlinie legt fest, welche Tools mit welchen Daten erlaubt sind und wer über neue entscheidet.
Schulung nach Rolle: eine Grundschulung für alle, Vertiefung für die, die KI intensiv oder in sensiblen Bereichen nutzen.
Dokumentation: Teilnehmer, Datum und Inhalte der Schulungen festhalten, dazu die Richtlinie und ihre Version.
Auffrischen: neue Tools, neue Mitarbeiter, neue Risiken. Schulung und Richtlinie regelmäßig nachziehen.
So helfen wir
Schulung, Regeln und Praxis aus einer Hand.
Ihr könnt die Schritte selbst gehen. Wenn ihr Unterstützung wollt, übernehmen wir Schulung und Regeln ganz oder in Teilen.
4 Stunden
KI-Awareness-Schulung
Was KI ist, wie man sie sicher nutzt und was der EU AI Act bedeutet. Für alle Fachbereiche, ohne Vorwissen, bei euch, im hub42 oder online.
Praxis
Power Prompting
Für alle, die KI täglich nutzen: bessere Ergebnisse mit ChatGPT und Co., anhand eurer echten Aufgaben.
120 Tage
KI-Programm
Datenschutz-Check, KI-Richtlinie und Schulung als Teil der Einführung, danach die ersten Anwendungen im Alltag.
Häufige Fragen
Was wir oft gefragt werden.
Gibt es eine KI-Schulungspflicht für Mitarbeiter?
Ja. Art. 4 der KI-Verordnung verpflichtet Unternehmen, die KI einsetzen, seit dem 2. Februar 2025, die KI-Kompetenz ihrer Beschäftigten zu fördern. Eine Schulung ist dafür die naheliegende Maßnahme. Wie umfangreich sie sein muss, hängt davon ab, wer KI wofür nutzt.
Gilt die Pflicht auch, wenn wir nur ChatGPT nutzen?
Ja. Wer KI-Tools wie ChatGPT oder Copilot beruflich nutzt, ist Betreiber im Sinne der Verordnung. Die EU-Kommission nennt als Beispiel ausdrücklich Texte, die mit ChatGPT erstellt werden: Die Nutzer sollen etwa wissen, dass die KI Inhalte erfinden kann.
Gilt die Pflicht auch für kleine Unternehmen?
Ja, die Pflicht hängt nicht an der Unternehmensgröße. Der Aufwand richtet sich aber nach dem Einsatz: Ein kleines Team, das KI für einfache Texte nutzt, braucht weniger als ein Unternehmen, das KI in sensiblen Abläufen einsetzt.
Brauchen wir ein Zertifikat oder einen Nachweis?
Ein Zertifikat schreibt die Verordnung nicht vor. Die EU-Kommission empfiehlt, Schulungen und Maßnahmen intern zu dokumentieren: wer wann woran teilgenommen hat und welche Regeln gelten. Das hilft auch, wenn eine Behörde nachfragt.
Was passiert, wenn wir nichts tun?
Seit dem 2. August 2026 können die Aufsichtsbehörden die Pflicht durchsetzen, etwa durch Auskunftsverlangen und Anordnungen. Ein eigenes Bußgeld für Art. 4 enthält die KI-Verordnung nicht. Kommt es durch falschen KI-Einsatz zu einem Schaden, spielt es aber eine Rolle, ob ihr eure Leute befähigt habt.
Was hat sich im Juli 2026 geändert?
Die Verordnung (EU) 2026/1744 hat Art. 4 neu gefasst. Unternehmen müssen weiterhin Maßnahmen ergreifen, die die KI-Kompetenz fördern. Neu ist die Klarstellung, dass sie kein bestimmtes Kompetenzniveau für jede Person garantieren müssen.
Reicht es, die Anleitung des Tools weiterzugeben?
In vielen Fällen nicht. Die EU-Kommission hält es für möglicherweise unwirksam, sich nur auf Gebrauchsanweisungen zu verlassen. Besser sind Schulungen, die zu den Aufgaben und dem Wissensstand der Leute passen.
Ist dieser Ratgeber eine Rechtsberatung?
Nein. Er gibt den Stand vom Oktober 2026 wieder, so wie wir die Verordnung und die Hinweise der EU-Kommission verstehen. Die rechtliche Bewertung im Einzelfall bleibt bei eurer Rechtsabteilung oder Kanzlei.
Dein nächster Schritt
Lass uns über eure Schulung sprechen.
Erstgespräch, 30 Minuten
Wer nutzt bei euch KI wofür, was ist schon geregelt, was fehlt?
Vorschlag
Schulung, Richtlinie oder beides, mit konkretem Umfang und Terminen.
Umsetzung
Eure Leute werden geschult, und ihr habt die Maßnahmen dokumentiert.
